1. Le tri et le routage des courriels entrants
La boîte info@ ou commandes@ reçoit chaque jour des demandes de soumission, des factures, des questions de suivi, des plaintes et des pourriels. Quelqu’un les lit, les classe et les transfère à la bonne personne. Souvent une heure par jour, parfois plus.
Une automatisation lit chaque courriel, en détermine la nature, extrait les informations clés et le dépose dans le bon dossier ou le bon outil, avec un résumé d’une ligne. Les urgences remontent en premier. Gain typique : 4 à 6 heures par semaine pour un poste d’adjoint ou de service à la clientèle.
2. La saisie des commandes et des factures fournisseurs
Les commandes arrivent par courriel, en PDF, parfois en photo. Les factures fournisseurs aussi. Et quelqu’un les ressaisit dans le système comptable ou de gestion. C’est lent, ennuyeux et source d’erreurs.
L’IA lit le document, en extrait les lignes, vérifie les totaux, compare au bon de commande et prépare l’écriture. Un humain valide d’un clic. Les entreprises de distribution et de fabrication y gagnent souvent une demi-journée par semaine, par personne.
3. La préparation des soumissions
Une soumission type demande de retrouver la grille de prix, de vérifier les conditions, de reformuler les mêmes paragraphes, puis de mettre en page. Deux heures de travail pour un document qui ressemble à 80 % au précédent.
Un assistant qui connaît votre catalogue, vos marges et vos modèles produit un brouillon complet en quelques minutes à partir de la demande du client. Le vendeur ajuste, approuve et envoie. Résultat : des soumissions envoyées le jour même, ce qui augmente mesurablement le taux de conversion.
Chiffre à retenir
Dans une PME de services, répondre à une demande de soumission en moins de 24 heures plutôt qu’en trois jours fait souvent plus pour les ventes que n’importe quelle campagne publicitaire.
4. Les relances de paiement
Les comptes clients en retard représentent de l’argent qui vous appartient déjà. Pourtant, les relances sont faites de façon irrégulière, parce que personne n’aime les faire et que tout le monde a autre chose à faire.
Une automatisation surveille les échéances, rédige une relance adaptée au client et à l’historique (ton cordial à 7 jours, plus ferme à 30), et la soumet à l’approbation ou l’envoie directement selon vos règles. Le délai moyen de paiement baisse, sans qu’un employé passe ses vendredis à relancer.
5. Les comptes rendus de réunions et d’appels
Rencontres clients, visites de chantier, appels de suivi : l’information se perd entre la conversation et la note dans le CRM. Quand elle est notée, c’est partiellement et deux jours plus tard.
Transcription, résumé structuré, liste des actions et dépôt automatique dans le dossier client : c’est l’une des automatisations les plus appréciées des équipes, parce qu’elle enlève une corvée sans changer la façon de travailler.
Par où commencer
Choisissez une seule tâche, celle qui vous irrite le plus. Mesurez le temps qu’elle prend aujourd’hui pendant une semaine. Vous aurez votre point de comparaison, et la première automatisation se justifiera d’elle-même en quelques semaines.
Et dans votre entreprise ?
Quinze minutes pour voir ce que ça donnerait chez vous.